Executive Assistant

Verwacht het onverwachte voor jouw talent! Square City werkt als trusted advisor voor profielen in office, logistiek, supply chain & engineering. Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze consultants mag je rekenen op een kwalitatieve, duurzame en transparante samenwerking.

Voor een toonaangevende productiefirma in de haven van Antwerpen Antwerpen zijn we vandaag op zoek naar een Executive Assistant. Wil jij fungeren als Personal Assistant van de CEO (en overige members of the board) binnen de grootste productiesite van Antwerpen? Lees dan zeker verder!

Jouw verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je werkt rechtstreeks voor de CEO om hem/haar dagelijks te ondersteunen met vergaderafspraken, telefoongesprekken, reisverplichtingen, agendabeheer, e-mail en post.
• Je zorgt ervoor dat de CEO ontlast is met taken en neem hier zelf initiatief in.
• Je staat in voor het voorbereiden en organiseren van vergaderingen (zaal, agenda's, uitnodigingen, ...) voor de CEO, indien nodig ook voor de leden van het Executive Committee.
• Je doet telefoongesprekken volgens de instructies van de CEO.
• Je beheert de agenda van de CEO. Je organiseert en assisteert bij alle reisverplichtingen, voor- na en tijdens.
• Je filtert contactverzoeken en gaat administratieve taken archiveren.
• Je gaat optreden als Office Manager door de inventaris van het kantoor bij te houden.
• Je gaat toezicht houden op de receptionisten en ervoor zorgen dat de ontvangstruimte steeds netjes en representatief is.
• Je ziet er op toe dat alle telefoons ten allen tijde beantwoord worden binnen de kantooruren.

De vereiste kwalificaties zijn:

• Je hebt een Bachelor of Master in (bv.) Office Management of bent gelijkwaardig door een sterke ervaring.
• Je hebt 5 à 10 jaar ervaring in een rol als Personal Assistant of Executive Assistant.
• Je kan proactief handelen en gaat elke dag je eigen werkschema indelen op basis van veranderende prioriteiten.
• Je bent benaderbaar en kan overzicht bewaren in de chaos.
• Je bent vlot in het Nederlands / Engels / Frans.
• Je bent sterk in MS Office. 

Dit is wat onze klant aanbiedt:

• Je komt terecht in een hecht team waar je kennis, ervaring én successen deelt.
• Je ontvangt aantrekkelijke salarisvoorwaarden, aangevuld door extralegale voordelen: 14e maand, maaltijdcheques, uitgebreide hospitalisatieverzekering, ...
• Je komt terecht bij een moderne, informele werkgever met oog voor innovatie en groei.
• Je kunt met passie bouwen aan projecten waar je trots op kunt zijn.

   

CONTACTPERSOON LISA JANSSENS T: +32 3 600 79 85