De nadruk van het werk ligt op het gebied van vroegtijdige waarschuwing (KPI), conflictpreventie en crisisbeheer van fundamentele operationele zaken/situaties (terminal capaciteit, opleiding & beschikbaarheid van middelen), bemiddeling en facilitering van dialoog met de interne stakeholders en de sociale partners, rehabilitatie en opvolging van conflicten en verder opbouw, etc.

De Ocean Support Manager zal de General Manager Operation ondersteunen in een brede waaier van gebieden.

Algemene ondersteuning:

• Je zorgt voor ondersteuning van de andere teamleden bij het ontwikkelen van relaties met belanghebbenden door onderzoek te doen en te helpen bij het opstellen briefingnota’s en andere documenten.
• Je biedt administratieve en operationele ondersteuning aan de directie in het algemeen en de operationele managers in ‘t bijzonder, waarbij je ervoor zorgt dat processen nauwkeurig en efficiënt worden voltooid en voldoen aan de nalevingsvereisten. Dossier beheerder in ’t algemeen, zoals vergaderingsverslagen updaten, voorstellen uitwerken voor verdere afwikkeling, voorbereiding van talrijke vergaderingen intern/extern).
• Je zorgt ervoor dat administratieve taken tijdig worden voltooid, inclusief het beheer van kennisgevingen van beslissingen, het maken van nieuwe zaken in de IT-databasesystemen.

• Je zorgt voor de optimale coördinatie tussen de verschillende afdelingen binnen operations om een vlotte samenwerking te versnellen /verbeteren (TM/DM/VPC manager) en de ‘Can DO Attitude’ te borgen/ondersteunen.
• Je gaat inspelen op de behoeften van belanghebbenden door specifieke projecten en initiatieven uit te voeren die door de directie bepaald werden.

Aanspreekpunt intern/extern:

• Je gaat optreden als eerste aanspreekpunt voor externe organisaties en medewerkers. Senior collega's helpen bij het beheren van relaties met belangrijke belanghebbenden door het volledig scala aan administratieve ondersteuning te bieden. Reageren op algemene vragen van individuen, organisaties en andere belanghebbenden, en hen zo nodig doorverwijzen.
• Je staat de General Manager Operaties bij in verschillende officiële vergaderingen, zoals CEPA maar vooral CEWEZ (overleg in ’t algemeen, administratieve commissie in het bijzonder). Het bijwonen van relevante vergaderingen, conferenties en workshops en het schrijven van samenvattingen, notities of rapporten voor interne verspreiding.
• Assisteren bij de voorbereiding van externe vergaderingen en andere presentaties waar nodig. Het voorbereiden van briefings, vergaderingen en overlegmomenten over operationele gerelateerde kwesties voor het management.
• Zoals vereist voor het uitvoeren van haar/zijn bovengenoemde taken, het tot stand brengen van nauwe werkcontacten over prioritaire zaken.

Budgettering:

• Identificeren van en reageren op de behoeften van de firma door specifieke projecten en initiatieven te ondersteunen en uit te voeren die zijn bepaald door de General Manager Operaties.
• Het ontwikkelen van analyses en het tijdig verstrekken van informatie en achtergrondmateriaal over relevante trends en ontwikkelingen.
• Opstellen en bundelen van de (CAPEX) behoeftes. Cross-checken van de bijkomende, maar noodzakelijke operationele noden (OPEX/bijstelling CAPEX) zowel voor VPC als terminals.
• KPI-opvolging op veiligheids- en kwaliteitsgebieden samen met QSSE en de operationele onderlagen. Borging van de doelstellingen.
• Implementeren van het strategisch plan van de samenleving binnen het team en het faciliteren van interne communicatie naar relevante belanghebbenden in de hele regio.
• Analyseren, ontwikkelen en uitwisselen van geleerde lessen/best Practices over operationele kwesties. Bijdragen aan operationeel/strategisch advies en analytische ondersteuning aan het senior management.